Управлението на времето (time management) е основно умение, но същевременно то е и процес, който често се свързва с повишени нива на стрес и бърнаут. За да помогнем на служителите си да се справят с предизвикателствата, които срещат при управлението на времето си – а това ще подобри също тяхното представяне и благополучие, можем да направим няколко неща.
Очаквания, приоритети, проблеми, решения
Един от най-добрите начини да гарантирате, че хората постигат резултатите навреме, е като направите очакванията прозрачно ясни. Използвайте директен език и графици на проекти за комуникиране на цели, крайни срокове, приоритети и отговорност за заданията. Говорете за екипната култура, когато се присъедини нов член.
Независимо дали някой е увлечен в детайлите или е претоварен от обема на работа, разкриването на източника на проблемите с управлението на времето е първата стъпка към разрешаването им. Когато служител се оплаква, че няма достатъчно време да свърши задачата, помогнете му да разбере кои отговорности са с по-висок приоритет и къде трябва да фокусира усилията си.
Идентифицирайте разсейващите фактори и се опитайте да ги сведете до минимум. Възможно решение е осигуряването на гъвкави работни условия, които позволяват на служителите да работят по някои проекти от къщи, ако желаят. Препоръчайте на служителите да попълват дневник за една седмица и след това да видят съответствието на времето си с приоритетите, къде са пропуските и какви са стратегиите, които могат да използват, за да избегнат тези пропуски. Това е полезен инструмент, чрез който служителите ще преценят сами как могат да подобрят представянето си.
Някои служители може и да разберат, че имат нужда от помощ при управлението на времето, а други – не. Във всеки случай можете да предложите помощ и подкрепа на служители, които видимо срещат трудности.
Периодично се свързвайте със служителите и просто ги попитайте „Какво мога да направя, за да помогна?“. Поставяйте служителите в малки екипи, които им позволяват да разделят големите цели на на по-малки, по-лесно управляеми задачи. Правете индивидуални срещи за обмисляне на идеи и създаване на план, който ще помогне за по-ефективно управление на времето.
Моделиране на поведението, коучинг, ефективни техники
Тук говорим за личен пример. Когато пристигате на срещите навреме и изпълнявате ангажиментите си, служителите могат да видят, че практикувате това, на което държите и което очаквате от тях.
След като установите, че даден служител е изправен пред предизвикателство за управление на времето, можете също да му помогнете да направи подходящите промени в поведението си чрез MCR коучинг (Model, Coach, Require).
Model (Модел): Лидерите моделират поведението, което желаят от служител, така че служителят да види, разбере и повярва в промяната.
Coach (Коучинг): Лидерите оценяват поведението на служителите и предоставят коучинг, идеи и план за превръщане на подобренията в реалност.
Require (Изискване): Лидерите задават очаквания, които изискват служителят да бъде отговорен за извършването на необходимите промени в неговото поведение при управление на времето.
Обучението за ефективно управление на времето включва начини за ефективно управление на ресурсите, както и техники за организиране. Обучението в следните три области значително ще подпомогне ефективното управление на времето:
Планиране и приоритизиране. Научаването на това, как да планирате и оценявате времето за ключови задачи, помага на служителите да предвидят как ще протече денят им. Приоритизирането им помага да избегнат наваксването на пренебрегвани задачи.
Организационни умения. Необходимо е да организирате времето, както и пространството около вас. Неорганизираното работно пространство, колкото и пресилено да звучи, може да доведе до пропуснат краен срок или закъснение за среща.
Комуникационни умения. Обучението, което се фокусира върху подобряването на комуникационните умения, учи служителите как и кога да дават актуална информация за напредъка на работата си.
Отбелязване на напредъка
Поощряването и признанието помагат на служителите да разберат, че отговарят на очакванията за ефективност, като управляват ефективно времето си. Можете да отличите служители, които спазват крайните срокове, в индивидуални и екипни срещи. Утвърждаването и награждаването на това, което служителите правят правилно, ще ги мотивира да продължат да полагат усилия и да се стремят към още положителни промени.
Управлението на времето може да бъде предизвикателство за всеки, но то е важно умение във всяка индустрия, отдел и роля. Има много начини да помогнете на служителите, които срещат предизвикателства с управлението на времето – изясняване на очакванията, осигуряване на коучинг и обучения за умения. Винаги отбелязвайте напредъка на служителите си. Резултатът е по-малко стрес и бърнаут, подобрена продуктивност и организация с хора и екипи, които управляват времето си ефективно.
Comments